Statutes, Policies & Community Values

Stadgar för Stockholm AI i Stockholm

Så som de antogs vid konstitutionsmöte den 4 januari 2017.

 

§ 1 Firma

§ 1.1 Föreningens firma är Stockholm AI, och dess säte är Stockholm. Firman tecknas av föreningens ordförande och kassör tillsammans.

 

§ 2 Verksamhetens grund och syfte

§ 2.1 Föreningen är obunden.

§ 2.2 Föreningens syfte är att:

1. Sprida kunskap om och främja möten kring Artificiell Intelligens i Stockholmsområdet.

2. Bidra till att Stockholm blir en global knutpunkt för företag och forskare inom Artificiell Intelligens.

3. Främja och sammanföra hobbyister, akademi, industri och investerare inom Artificiell Intelligens i Stockholmsområdet.

 

§ 3 Medlemskap

§ 3.1 Medlem i föreningen kan envar bli som stödjer föreningens stadgar. Medlemskap erhålles genom erläggande av fastställd medlemsavgift.

§ 3.2 Medlem som uppenbarligen bryter mot föreningens stadgar, motarbetar föreningens syften ller upprepat stör verksamheten kan uteslutas av en styrelse med tre fjärdedelars (3/4) majoritet, avrundat uppåt. Gäller uteslutningen en styrelseledamot äger denna ej rätt att rösta.

§ 3.3 Styrelseledamot eller ämbetsperson som bryter mot föreningens stadgar, motarbetar föreningens syften, upprepat stör verksamheten eller på annat sätt missköter sitt uppdrag kan entledigas av en styrelse med tre fjärdedelars (3/4) majoritet, avrundat uppåt. Gäller entledigandet en styrelseledamot äger denna ej rätt att rösta. Vid entledigandet av en styrelseledamot ska revisorn meddelas om detta.

§ 3.4 Medlem eller annan som stör föreningens verksamhet eller evenemang kan avvisas från lokalerna av styrelseledamöter.

§ 3.5 Medlem som önskar att utträda ur föreningen ska skriftligen meddela detta till styrelsen.

 

§ 4 Organisation

§ 4.1 Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte, valårsmöte och styrelsen. Dess kontrollerande organ är revisorernna.

§ 4.2 Där inte annat stadgats gäller enkel majoritet. Vid lika röstetal har föreningens ordförande utslagsröst, utom vid personval då lotten avgör. Personval ska ske med slutna sedlar om någon röstberättigad deltagare så begär.

§ 4.3 Föreningens verksamhetsår samt räkenskapsår omfattar tiden mellan den 1 januari och den 31 december.

 

§ 5 Årsmöte

§ 5.1 Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Det ska hållas årligen under våren, dock senast före maj månads utgång.

§ 5.2 Kallelse till årsmöte ska tillställas samtliga medlemmar senast 21 dagar före utsatt datum.

§ 5.3 Medlem som önskar motionera om något ska senast 14 dagar före utsatt årsmötesdatum, tillsända styrelsen sin motion.

§ 5.4 Närvarorätt och rösträtt har medlem som erlagt medlemsavgift senast 21 dagar före för årsmöte utsatt datum. För att ha rösträtt vid årsmöte ska medlemmen vara fysiskt närvarande, närvarande via videolänk eller företrädas av ombud via en fullmakt vid röstningstillfället. I fråga som rör ansvarsfrihet och förtroende för styrelsen, äger denna ej rösträtt. För icke-medlemmar kan närvarorätt beviljas av årsmötet.

§ 5.5 Verksamhetsberättelse, bokslut, revisionsberättelse samt i stadgeenlig tid inkomna motioner ska vara medlemmarna tillhanda senast 7 dagar före utsatt årsmötesdatum.

§ 5.6 Vid årsmöte ska följande behandlas och protokollföras

1. Val av mötesordförande, mötessekreterare och två protokolljusterare tillika rösträknare för mötet.

2.  Fråga om årsmötets stadgeenliga utlysande.

3. Justering av röstlängd.

4. Fastställande av dagordning.

5. Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret och styrelsens ekonomiska berättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret.

6. Revisorns berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets /räkenskapsåret.

7. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.

8. Behandling av styrelsens förslag och i stadgeenlig tid inkomna motioner.

9. Övriga frågor.

 

§ 6 Extra årsmöte

§ 6.1 Extra årsmöte ska utlysas då en fjärdedel (1/4) dock minst tre av styrelseledamöterna, revisor eller om en tiondel (1/10) av föreningens medlemmar, så begär, dock minst 21 dagar efter ordinarie årsmöte.

§ 6.2 Vid extra årsmöte ska följande behandlas och protokollföras

1. Val av mötesordförande, mötessekreterare och två protokolljusterare tillika rösträknare för mötet.

2. Fråga om det extra årsmötets stadgeenliga utlysande.

3. Justering av röstlängd.

4. Fastställande av dagordning.

5. Behandling av styrelsens förslag och i stadgeenlig tid inkomna motioner.

6. Övriga frågor

§ 6.3 I övrigt gäller detsamma som stadgas i §§ 5.2-5.4, samt de villkor i § 5.5 som kan vara aktuella.

 

§ 7 Valårsmöte

§ 7.1 Valårsmöte ska hållas årligen under våren, dock senast före maj månads utgång.

§ 7.2 Vid valårsmöte ska följande behandlas och protokollföras

1. Val av mötesordförande, mötessekreterare och två protokolljusterare tillika rösträknare för mötet.

2. Fråga om valårsmötets stadgeenliga utlysande.

3. Justering av röstlängd.

4. Fastställande av dagordning.

5. Fastställande av medlemsavgiften för nästkommande verksamhetsår.

6. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret.

7. Val av ordförande för nästkommande verksamhetsår.

8. Val av övriga styrelseledamöter för nästkommande verksamhetsår.

9. Val av revisor för nästkommande verksamhetsår.

10. Val av valberedning för nästkommande verksamhetsår om sådan utlysts.

11. Eventuella övriga personval för nästkommande verksamhetsår.

12. Övriga frågor.

§ 7.3 Valbar till styrelsepost eller annat förtroendeuppdrag inom föreningen är den som är medlem i föreningen enligt § 3.1. Kravet på medlemskap gäller dock inte för revisor. Ingen person kan under samma tid inneha mer än en förtroendevaldpost i föreningen.

§ 7.4 Förslag till verksamhetsplan och budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret ska vara medlemmarna tillhanda senast 7 dagar före utsatt valårsmötesdatum.

§ 7.5 I övrigt gäller detsamma som stadgas i §§ 5.2 och 5.4.

 

§ 8 Styrelsen

§ 8.1 Styrelsen är föreningens beslutande organ mellan årsmötena. Den består av de på valårsmötet valda ledamöterna, dock minst fem fysiska personer varav en ordförande, en vice ordförande samt en kassör.

§ 8.2 Styrelsen ska ha protokollförda sammanträden minst en gång varannan månad. Styrelsen är beslutför då minst hälften, dock minst tre av samtliga valda ledamöter deltar i sammanträde, vartill tjänstgörande ordförande kallat samtliga ledamöter minst tre dagar i förväg. Styrelsens protokoll är offentliga och ska anslås på lämplig plats.

§ 8.3 Styrelsen äger rätt att tillsätta vakanta poster i styrelsen. Vid dessa tillfällen ska styrelsen utlysa den aktuella posten. Valberedningen äger rätt att föreslå kandidater till vakanta poster. Av styrelse tillsatt ledamot åtar sig att utföra ordinarie ledamots uppgifter, men äger ej rösträtt vid styrelsesammanträden.

§ 8.4 Styrelseledamot som önskar att avsluta sitt uppdrag i förtid ska skriftligen meddela sin avgång till ordförande. Gäller detta ordföranden själv ska styrelsen samt revisorn skriftligen meddelas.

§ 8.5 I händelse av att posten som ordförande blir vakant, tillträder vice ordföranden som ordförande.

§ 8.6 Styrelsen ska besluta om antalet av och ansvarsuppgifterna för styrelseposterna som utlyses inför valårsmötet. I detta ska § 8.1 samt föreningens behov beaktas.

 

§ 9 Ämbetspersoner

§ 9.1 Styrelsen kan vid behov tillsätta medlemmar i föreningen som förtroendevalda i form av ämbetspersoner för att ansvara för visst ärende eller grupp av ärenden.

§ 9.2 Ämbetspersoner tillsätts till slutet på innevarande styrelses mandatperiod, om inte annat beslutats.

§ 9.3 Ämbetsperson som önskar att avsluta sitt uppdrag i förtid ska skriftligen meddela sin avgång till ordförande.

§ 9.4 Styrelsen kan besluta att entlediga ämbetsperson i förtid om behovet för posten har minskat eller ändrat art.

 

§ 10 Valberedning

§ 10.1 Vad som är sagt om valberedning gäller om sittande styrelse beslutar att utlysa en valberedning till kommande verksamhetsår. Utlysandet sker i kallelsen till valårsmötet. Valberedningen väljs av valårsmötet. Valberedningen ska bestå av minst två ledamöter, varav en är sammankallande och har utslagsröst i valberedningsprocessen. I detta val får ej den tillträdande styrelsens ledamöter delta.

§ 10.2 Valberedningen ska till valårsmötet föreslå medlemmar till styrelsen och revisor, nästkommande valberedning samt bereda eventuella övriga personval.

§ 10.3 Valberedningen ska även vara styrelsen behjälplig med att bereda eventuella fyllnadsval under verksamhetsåret, jämlikt § 8.4.

§ 10.4 I händelse av vakans i föreningens valberedning äger styrelsen rätt att tillsätta dessa poster. I de fall det är möjligt ska detta göras i samråd med den kvarvarande valberedningen som även äger rätt att föreslå kandidater.

 

§ 11 Revision

§ 11.1 Revisor väljs av valårsmötet. I detta val får ej den tillträdande eller den avgående styrelsens ledamöter delta. Revisorerna får ej inneha annat förtroendeuppdrag inom föreningen under det verksamhetsår för vilket de är valda.

§ 11.2 Revisorn har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, mötesprotokoll och övriga handlingar.

§ 11.3 Revisorn ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaperna för det senaste verksamhetsoch räkenskapsåret samt författa en revisionsberättelse som överlämnas till styrelsen senast 14 dagar före årsmötet.

 

§ 12 Ändring av stadgar

§ 12.1 För ändring av dessa stadgar fordras två likalydande beslut av två på varandra följande årsmöten med minst 30 dagars mellanrum. Besluten måste biträdas av minst tre fjärdedelar (3/4) av årsmötesdeltagarna.

 

§ 13 Upplösning av föreningen

§ 13.1 Förslag till upplösning ska tillsändas medlemmarna i samband med kallelse till årsmöte eller extra årsmöte.

§ 13.2 Föreningen upplöses genom likalydande beslut av två på varandra följande årsmöten med minst 30 dagars mellanrum, såvida inte minst fem medlemmar önskar fortsätta föreningens verksamhet. Beslutet att upplösa föreningen måste biträdas av tre fjärdedelar (3/4) av årsmötesdeltagarna.

§ 13.3 Återstår vid slutgiltigt beslut om upplösning något av föreningens tillgångar, sedan slutreglering av alla skulder skett, ska dessa medel skänkas till, för styrelsen oberoende, forskning inom Artificiell Intelligens, vald av styrelsen.