Statutes, Policies & Community Values

Stadgar för Stockholm AI i Stockholm

Så som de antogs vid föreningsstämma den 24 juni 2026.

 

§ 1 Firma

§ 1.1 Föreningens firma är Stockholm AI, och dess säte är Stockholm. Firman tecknas av föreningens ordförande och kassör tillsammans.

 

§ 2 Verksamhetens grund och syfte

§ 2.1 Föreningen är obunden.

§ 2.2 Föreningens syfte är att:

1. Sprida kunskap om och främja möten kring Artificiell Intelligens i Stockholmsområdet.

2. Bidra till att Stockholm blir en global knutpunkt för företag och forskare inom Artificiell Intelligens.

3. Främja och sammanföra hobbyister, akademi, industri och investerare inom Artificiell Intelligens i Stockholmsområdet.

 

§ 3 Medlemskap

§ 3.1 Medlem i föreningen kan envar bli som stödjer föreningens stadgar, syfte och verksamhet. Medlemskap erhålles genom erläggande av fastställd medlemsavgift.

§ 3.2 Medlem som uppenbarligen bryter mot föreningens stadgar, motarbetar föreningens syften eller upprepat stör verksamheten kan uteslutas av styrelsen med tre fjärdedelars (3/4) majoritet, avrundat uppåt. Gäller uteslutningen en styrelseledamot äger denna ej rätt att rösta.

§ 3.3 Styrelseledamot eller ämbetsperson som bryter mot föreningens stadgar, motarbetar föreningens syften, upprepat stör verksamheten eller på annat sätt missköter sitt uppdrag kan entledigas av styrelsen med tre fjärdedelars (3/4) majoritet, avrundat uppåt. Gäller entledigandet en styrelseledamot äger denna ej rätt att rösta. Vid entledigandet av en styrelseledamot ska revisorn meddelas om detta.

§ 3.4 Medlem eller annan som stör föreningens verksamhet eller evenemang kan avvisas från lokalerna av styrelseledamöter.

§ 3.5 Medlem som önskar att utträda ur föreningen ska skriftligen meddela detta till styrelsen.

§ 3.6 Aktiv medlem

Medlem kan klassas som aktiv medlem. Med Aktiv medlem avses medlem som under de senaste 12 månaderna har uppfyllt minst ett av följande:

a) deltagit i minst ett (1) av föreningens organiserade evenemang/aktiviteter, eller

b) bidragit som arrangör, talare eller volontär enligt av styrelsen fastställda och dokumenterade riktlinjer.

Om föreningen inte har genomfört någon sådan aktivitet som avses i a) under de senaste 12 månaderna, eller om sådana aktiviteter inte i skälig omfattning har varit öppna för medlemmar att delta i, ska styrelsen erbjuda minst en (1) medlemsaktivitet (“kvalificeringsaktivitet”) innan föreningsstämman som ger möjlighet att uppfylla kravet i a). Kvalificeringsaktiviteten ska inte vara föreningsstämma eller extra föreningsstämma.

Styrelsen ansvarar för att kriterierna är transparenta, sakliga och tillämpas likvärdigt.

 

§ 4 Organisation

§ 4.1 Föreningens beslutande organ är föreningsstämma, extra föreningsstämma och styrelsen. Dess kontrollerande organ är revisorerna.

§ 4.2 Där inte annat stadgats gäller enkel majoritet. Vid lika röstetal har föreningens ordförande utslagsröst, utom vid personval då lotten avgör. Personval ska ske med slutna sedlar om någon röstberättigad deltagare så begär.

§ 4.3 Föreningens verksamhetsår samt räkenskapsår omfattar tiden mellan den 1 januari och den 31 december.

 

§ 5 Föreningsstämma

§ 5.1 Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. Den ska hållas årligen under våren, dock senast före maj månads utgång.

§ 5.2 Kallelse till föreningsstämma ska tillställas samtliga medlemmar senast 21 dagar före utsatt datum.

§ 5.2a Styrelsens förslag och preliminär dagordning

Styrelsens förslag till beslut samt förslag till preliminär dagordning ska tillställas samtliga medlemmar senast i samband med kallelsen enligt § 5.2. Styrelsens förslag ska vara skriftliga och innehålla beslutsunderlag i skälig omfattning. Förslaget till preliminär dagordning kan kompletteras efter motionsfristens utgång.

§ 5.2b Medlem som önskar motionera om något ska senast 14 dagar före utsatt datum för föreningsstämman, tillsända styrelsen sin motion.

§ 5.3 Närvarorätt

Närvarorätt har medlem. För icke-medlemmar kan närvarorätt beviljas av föreningsstämman.

§ 5.3a Rösträtt

Rösträtt har Aktiv medlem enligt § 3.6 som erlagt medlemsavgift senast sextio (60) dagar före utsatt datum för föreningsstämman, samt som uppfyller kraven enligt §§ 5.3b–5.3d.

§ 5.3b Förhandsregistrering

För att utöva rösträtt vid föreningsstämman ska röstberättigad medlem vara förhandsregistrerad senast sju (7) dagar före utsatt datum för föreningsstämman. Registrering sker enligt anvisningar i kallelsen.

§ 5.3c Verifiering vid röstning

För att utöva rösträtt vid föreningsstämman ska medlemmen kunna styrka sin identitet och att medlemskapet är registrerat i föreningens medlemsregister. Styrelsen ansvarar för att tillhandahålla en praktisk verifieringsrutin för fysisk närvaro, videodeltagande och fullmaktsröstning.

§ 5.3d Utövande av rösträtt och jäv

För att utöva rösträtt vid föreningsstämman ska medlemmen vara fysiskt närvarande, närvarande via videolänk eller företrädas av ombud via skriftlig fullmakt vid röstningstillfället. I fråga som rör ansvarsfrihet och förtroende för styrelsen, äger denna ej rösträtt.

§ 5.4 Verksamhetsberättelse, bokslut, revisionsberättelse, förslag till verksamhetsplan och budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret samt i stadgeenlig tid inkomna motioner och slutgiltig dagordning ska finnas tillgängliga för medlemmarna senast 7 dagar före utsatt datum för föreningsstämman.

§ 5.5 Vid föreningsstämma ska följande behandlas och protokollföras

1. Val av mötesordförande, mötessekreterare och två protokolljusterare tillika rösträknare för mötet.

2. Fråga om föreningsstämmans stadgeenliga utlysande.

3. Justering av röstlängd.

4. Fastställande av dagordning.

5. Styrelsens verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning för det senaste verksamhetsåret.

6. Revisorns berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste räkenskapsåret.

7. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för den tid årsredovisningen omfattar.

8. Fastställande av medlemsavgiften för nästkommande verksamhetsår.

9. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret.

10. Val av ordförande i förekommande fall enligt § 7.7.

11. Val av övriga styrelseledamöter i förekommande fall enligt § 7.7.

12. Val av revisor för nästkommande verksamhetsår.

13. Val av valberedning för nästkommande verksamhetsår om sådan utlysts.

14. Eventuella övriga personval för nästkommande verksamhetsår.

15. Behandling av styrelsens förslag och i stadgeenlig tid inkomna motioner.

16. Övriga frågor.

 

§ 6 Extra föreningsstämma

§ 6.1 Extra föreningsstämma ska utlysas om minst tre (3) av styrelsens ledamöter, revisorn, eller en tiondel (1/10) av föreningens medlemmar begär detta. Extra föreningsstämma får inte hållas tidigare än 21 dagar efter ordinarie föreningsstämma.

§ 6.2 Vid extra föreningsstämma ska följande behandlas och protokollföras

1. Val av mötesordförande, mötessekreterare och två protokolljusterare tillika rösträknare för mötet.

2. Fråga om den extra föreningsstämmans stadgeenliga utlysande.

3. Justering av röstlängd.

4. Fastställande av dagordning.

5. Behandling av styrelsens förslag och i stadgeenlig tid inkomna motioner.

6. Övriga frågor.

§ 6.3 I övrigt gäller detsamma som stadgas i §§ 5.1–5.3d, samt de villkor i § 5.4 som kan vara aktuella.

 

§ 7 Styrelsen

§ 7.1 Styrelsen är föreningens beslutande organ mellan föreningsstämmorna. Styrelsen består av åtta (8) ledamöter, valda av föreningsstämman, varav en ordförande, en vice ordförande och en kassör.

§ 7.2 Styrelsen ska ha protokollförda sammanträden minst en gång varannan månad. Styrelsen är beslutför då minst hälften, dock minst tre av samtliga valda ledamöter deltar i sammanträde, vartill tjänstgörande ordförande har kallat samtliga ledamöter minst tre dagar i förväg. Styrelsens protokoll är offentliga och ska anslås på lämplig plats.

§ 7.3 Styrelsen äger rätt att tillsätta vakanta poster i styrelsen. Vid dessa tillfällen ska styrelsen utlysa den aktuella posten och valberedningen ges tillfälle att yttra sig över de förslag som inkommer samt föreslå egna kandidater. Av styrelsen tillsatt ledamot inträder som ordinarie ledamot med rösträtt och tjänstgör till dess att fyllnadsval eller bekräftelse har skett vid nästkommande föreningsstämma. Fyllnadsval avser återstoden av den vakanta mandatperioden och påverkar inte den ordinarie valcykeln enligt § 7.7.

§ 7.4 Styrelseledamot som önskar att avsluta sitt uppdrag i förtid ska skriftligen meddela sin avgång till ordförande. Gäller detta ordföranden själv ska styrelsen samt revisorn skriftligen meddelas.

§ 7.5 I händelse av att posten som ordförande blir vakant, tillträder vice ordföranden som ordförande.

§ 7.6 Styrelsen ska inför föreningsstämman besluta om ansvarsuppgifter och benämningar för de övriga styrelseposter som ska väljas, inom ramen för § 7.1 och § 7.7.

§ 7.7 Mandatperiod och valcykler

Styrelsens ledamöter väljs för en mandatperiod om två (2) verksamhetsår. Vid varje årlig föreningsstämma väljs fyra (4) styrelseledamöter. Ordförande, vice ordförande samt två (2) övriga styrelseledamöter väljs vid föreningsstämma som hålls under jämna kalenderår. Kassör samt tre (3) övriga styrelseledamöter väljs vid föreningsstämma som hålls under udda kalenderår.

§ 7.8 Valbarhet till styrelsen

Valbar till styrelsepost eller annat förtroendeuppdrag inom föreningen är den som vid tidpunkten för föreningsstämman är Aktiv medlem enligt § 3.6. Kravet på medlemskap gäller dock inte för revisor. Ingen person kan under samma tid inneha mer än en förtroendevaldpost i föreningen.

 

§ 8 Ämbetspersoner

§ 8.1 Styrelsen kan vid behov tillsätta medlemmar i föreningen som förtroendevalda i form av ämbetspersoner för att ansvara för visst ärende eller grupp av ärenden.

§ 8.2 Ämbetspersoner tillsätts till slutet på innevarande styrelses mandatperiod, om inte annat beslutats.

§ 8.3 Ämbetsperson som önskar att avsluta sitt uppdrag i förtid ska skriftligen meddela sin avgång till ordförande.

§ 8.4 Styrelsen kan besluta att entlediga ämbetsperson i förtid om behovet för posten har minskat eller ändrat art.

 

§ 9 Valberedning

§ 9.1 Vad som är sagt om valberedning gäller om sittande styrelse beslutar att utlysa en valberedning till kommande verksamhetsår. Utlysandet sker i kallelsen till föreningsstämman. Valberedningen väljs av föreningsstämman. Valberedningen ska bestå av minst två ledamöter, varav en är sammankallande och har utslagsröst i valberedningsprocessen. I detta val får ej den tillträdande styrelsens ledamöter delta.

§ 9.2 Valberedningen ska till föreningsstämman föreslå medlemmar till styrelsen och revisor, nästkommande valberedning samt bereda eventuella övriga personval.

§ 9.3 Valberedningen ska även vara styrelsen behjälplig med att bereda eventuella fyllnadsval under verksamhetsåret, jämlikt § 7.3.

§ 9.4 I händelse av vakans i föreningens valberedning äger styrelsen rätt att tillsätta dessa poster. I de fall det är möjligt ska detta göras i samråd med den kvarvarande valberedningen som även äger rätt att föreslå kandidater.

 

§ 10 Revision

§ 10.1 Revisor väljs av föreningsstämman. I detta val får ej den tillträdande eller den avgående styrelsens ledamöter delta. Revisorerna får ej inneha annat förtroendeuppdrag inom föreningen under det verksamhetsår för vilket de är valda.

§ 10.2 Revisorn har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, mötesprotokoll och övriga handlingar.

§ 10.3 Revisorn ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaperna för det senaste räkenskapsåret samt författa en revisionsberättelse som överlämnas till styrelsen senast 14 dagar före föreningsstämman.

 

§ 11 Ändring av stadgar

§ 11.1 För ändring av dessa stadgar fordras två likalydande beslut av två på varandra följande föreningsstämmor med minst 30 dagars mellanrum. Besluten måste biträdas av minst tre fjärdedelar (3/4) av föreningsstämmans röstberättigade deltagare.

 

§ 12 Upplösning av föreningen

§ 12.1 Förslag till upplösning av föreningen ska tillsändas medlemmarna i samband med kallelse till föreningsstämma eller extra föreningsstämma.

§ 12.2 Föreningen upplöses genom likalydande beslut av två på varandra följande föreningsstämmor med minst 30 dagars mellanrum, såvida inte minst fem medlemmar önskar fortsätta föreningens verksamhet. Beslutet att upplösa föreningen måste biträdas av minst tre fjärdedelar (3/4) av föreningsstämmans röstberättigade deltagare.

§ 12.3 Återstår vid slutgiltigt beslut om upplösning något av föreningens tillgångar, sedan slutreglering av alla skulder skett, ska dessa medel skänkas till, för styrelsen oberoende, forskning inom Artificiell Intelligens, vald av styrelsen.